Worden er binnenkort video opnames bij jouw bedrijf of event gemaakt? En wil je graag weten wat je ter voorbereiding kunt doen? Dit blog bevat handige en nuttige tips om de opnames zo goed mogelijk te laten verlopen.
Parkeren
Er is één parkeerplaats nodig zo dicht mogelijk in de buurt van de opname locatie of de ingang van het bedrijf.
Als het noodzakelijk is om eerst te laden/lossen en daarna de auto te parkeren in een publieke parkeergarage of openbare parkeerplaats, geef dit dan vooraf door. Dat kost meer tijd en daar kan dan rekening mee gehouden worden in de planning. Hulp bij het laden/lossen wordt altijd op prijs gesteld, evenals een oogje in het zeil houden op de kostbare apparatuur als deze ergens ‘onbeheerd’ staat.
Hindernissen
We gebruiken een steekwagen voor de kisten en koffers en daarnaast hebben we langwerpige tassen met o.a. statieven bij ons. Het is prettig dat de opnamelocatie bereikbaar is zonder hindernissen zoals trappen, klaphekken, draaideuren of tourniquettes.
Om alle apparatuur naar de opnamelocatie te brengen moet deze bereikbaar zijn via liften, hellingbanen en deuren van minimaal 90 cm breed.
Locaties die toegankelijk zijn voor invaliden zijn voor ons meestal ook prima te doen.
Toegang/toestemming
Regel vooraf toegang bij de beveiliging/receptie. Dit voorkomt oponthoud aan het begin van de opnamedag. Reken er sowieso op dat je meestal 20 minuten kwijt bent met inschrijven en toegangspassen regelen.
Ook kan het nodig zijn om toestemming voor het filmen aan te vragen bij bijvoorbeeld de facility, PR of communicatieafdeling. Informeer naar de juiste procedure hiervoor binnen je bedrijf.
Identificatie
Meld vooraf duidelijk of de crew indentificatie (paspoort/rijbewijs) mee moet nemen.
Aanmelden
Zorg dat de crew is aangemeld bij de juiste afdelingen en dat we ook weten naar welk contactpersoon we moeten vragen.
Veiligheid
Veiligheid is belangrijk, ook voor ons. Informeer ons over eventueel veiligheidsbeleid op de locatie waar we filmen. Wij zijn er (meestal) voor het eerst dus is het prettig als een collega ons kan begeleiden. We zijn in bezit van eigen veiligheidsschoenen, verlichting en opvallende hesjes. Informeer ons vooraf als we deze mee moeten nemen.
Beveiliging informeren
Informeer de beveiliging. Tientallen keren per jaar wordt ik door beveiligers aangesproken en tegengehouden. Ze schrikken van de tassen met camera’s en komen direct in actie. Logisch natuurlijk, ze doen hun werk. Maar het kost tijd en als het vooraf gemeld kan worden dan is dat prettig.
Vaak filmen we ook buiten en bij de entree van een bedrijf (exterieur shots). Beveiliging en receptie zullen uiteraard zelf niet gefilmd worden!
Medewerkers informeren
Als we bij een bedrijf filmen dan is het verstandig om de medewerkers vooraf te informeren dat er opnames gemaakt worden en wat het doel van de opnames is. Een mailtje naar de collega’s scheelt weer tijd want dan hoeven we tijdens de opnamedag niet aan iedereen individueel uit te leggen wat we aan het doen zijn.
Informeer medewerkers ook dat het dus mogelijk is dat zij zelf op beeld komen. Wie hier bezwaar tegen heeft kan dan vooraf besluiten tijdens de opname iets anders te gaan doen.
Helaas lukt het niet om tijdens een video opname medewerkers bewust buiten beeld te houden.
Bezoekers informeren
In verband met de privacy is het verstandig om bezoekers van bijvoorbeeld een evenement vooraf (in de uitnodiging) te laten weten dat er gefilmd gaat worden en dat bij deelname men er mee akkoord gaat dat deze beelden gebruikt zullen gaan worden. Hier zijn standaard tekstjes voor. Ook een bord ophangen bij de ingang wordt vaak gedaan.
Opruimen
Als er gefilmd wordt op werkplekken of kantoren dan is het altijd mooier voor het eindresultaat als het er opgeruimd en netjes uit ziet. Informeer alle medewerkers daarom om hun werkplek netjes te maken (clean desk policy).
Let vooral op:
- logo’s van andere bedrijven die te zien zijn op tassen, kladblokken, boekjes etc.
- gevoelige informatie die leesbaar is op whiteboards of posters (het is makkelijker om deze te verwijderen dan ze tijdens de shoot te vermijden, of nog vervelender: materiaal dat we niet kunnen gebruiken!)
- volle prullenbakken, papierbakken
- etensresten, bekertjes, vuil, lege dozen etc.
- seizoensgebonden versieringen zoals kerstbomen of paaseieren
Catering
We stellen het zeer op prijs als er een kop thee of glas water verkrijgbaar is. Als er interviews opgenomen worden is het prettig als er voor de geïnterviewden een glas water beschikbaar is.
Interview ruimte
Als er interviews opgenomen worden dan is het verstandig om een ruimte of locatie te kiezen die groot en stil is. Als er meerdere plekken beschikbaar zijn wordt voorafgaand aan de opname de meest geschikte plaats bepaald.
Uitzicht naar buiten is meestal niet nodig: buiten is er (meestal) teveel licht en dan raakt het beeld overbelicht. Een glazen wand bij een kantoortuin is wel altijd erg mooi.
Opnames met greenscreen
Als er interview opnames met een greenscreen gedaan worden dan is het verstandig om een redelijk duistere ruimte beschikbaar te stellen met een open ruimte van minimaal 4 bij 8 meter. Een 220v stroomaansluiting is nodig.
Voorbereiden
Instrueer de geïnterviewden om zich goed voor te bereiden! Soms moeten ze een vooraf geschreven tekst vertellen (uit het hoofd), soms antwoorden op een aantal vragen. Hoe beter en zorgvuldiger de voorbereiding, hoe beter het resultaat! Vaak maken we vooraf een briefing met alle informatie. Informeer geïnterviewden ook in welke taal de video opgenomen wordt.
Er kan eventueel gebruik gemaakt worden van een autocue. Geef dit wel vooraf aan, dan kunnen we deze meenemen en installeren. Hier zijn kosten aan verbonden.
Events
Bij een (groot) event is het prettig als er een ruimte is waar onze apparatuur veilig en droog neergezet kan worden. Deze ruimte dient ook als ‘uitvalsbasis’ tijdens het event.
Een naambadge net als de andere aanwezigen is ook handig zodat iedereen weet dat wij ook gast zijn op het evenement.
