Als we filmen op een openbaar evenement dan filmen we ook publiek. Denk daarbij aan een congres, een kick-off meeting, een feest of bijeenkomst. Ik film bezoekers zowel herkenbaar als onherkenbaar.
Maar het is onmogelijk om aan iedere bezoeker individueel te vragen of hij/zij toestemming geeft voor het gebruiken van het videomateriaal waar hij/zij herkenbaar op staat.
Daarom adviseer ik om in de uitnodiging, op het ticket, of op de website van het evenement duidelijk te melden dat er foto- en filmopnames worden gemaakt.
Dit is een voorbeeld tekst die je kunt gebruiken:
Bij dit evenement worden foto en video opnames gemaakt. Wanneer je aan dit evenement deelneemt, geef je de organisatie toestemming om beelden (foto en video) waar je op staat te gebruiken voor communicatiedoeleinden.
En als het mogelijk is dan verzoek ik of de eerste spreker of de dagvoorzitter bij de opening van het evenement kort kan melden dat er video opnames worden gemaakt en waarvoor deze gebruikt wordt. Dat is transparant en publiek waardeert dat.
Het is ook goed gebruik om bij de ingang van het evenement een bord(je) op te hangen met een soortgelijke tekst.
Iedereen is dan geïnformeerd. En dat scheelt veel vragen en opmerkingen.
Een enkele keer kan het publiek er voor kiezen om niet gefilmd te worden door het plaatsen van een gekleurde sticker op het naambordje. Tijdens het werken probeer ik dan deze personen niet te filmen. Echter: het is lastig filmen op deze manier en veel shots zullen na afloop toch in de prullenbak moeten.
Tip: vraag nooit aan het publiek om de hand op te steken als men niet gefilmd wil worden. Het is onmogelijk om dit te onthouden en om hier rekening mee te houden. Doe je dit wel en er zijn bezoekers die hun hand opsteken… helaas, dan moet de video opname gestaakt worden.
Tenslotte kun je bezoekers, en zeker de bezoekers die on-camera een vraag gesteld zijn (een quote) een quit claim laten ondertekenen. Voorbeelden heb ik beschikbaar.
Wil je meer weten? Neem dan even contact met mij op!
